Réserves sur le bon de livraison : la procédure de réception en restaurant
Quantités, qualité, températures, DLC : comment contrôler une livraison en restaurant, rédiger des réserves valables sur le bon de livraison, refuser une marchandise, confirmer sous 3 jours au transporteur et obtenir l'avoir, avec les températures maximales réglementaires.
7 h 40, le livreur pose six colis au pied du passe, tend sa tablette et attend la signature. Le chef signe en coupant ses oignons. Trois heures plus tard, il manque un carton de crème, le saumon est à 6 °C et le cageot de framboises est à moitié écrasé. Trop tard : le bon est signé sans réserve, et prouver que le problème existait à la livraison devient très difficile.
La réception est le premier contrôle de ton food cost, et le plus rentable. On voit ce qu'il faut vérifier, comment écrire des réserves qui tiennent, quand refuser, et comment transformer un écart en avoir.
Rappels généraux. Tes conditions générales d'achat et celles de tes fournisseurs peuvent prévoir des délais ou procédures particuliers : relis-les pour tes principaux fournisseurs.
Pourquoi la signature du bon de livraison compte autant
Le bon de livraison (BL) prouve ce que tu as reçu. En le signant sans réserve, tu reconnais avoir reçu la marchandise en bon état et en quantité conforme. Après coup, c'est à toi de prouver que le problème existait déjà, ce qui est rarement possible pour une casse, un manquant ou une température.
Quand la livraison est faite par un transporteur, la loi est encore plus stricte : la réception éteint toute action contre lui pour avarie ou perte partielle si tu ne lui notifies pas une protestation motivée dans les trois jours qui suivent, jours fériés non compris, par lettre recommandée ou acte d'huissier (art. L133-3 du Code de commerce). Les réserves sur le BL ne suffisent donc pas : il faut les confirmer dans ce délai.
Le contrôle à réception, en 5 points
Organise la réception pour qu'elle prenne cinq minutes, toujours dans le même ordre, avec un thermomètre et une balance à portée de main.
- La commande. Compare le BL à ton bon de commande : bons produits, bonnes références, bons calibres. Un produit livré mais pas commandé se refuse ou se note.
- Les quantités. Compte les colis, pèse ce qui se vend au poids (viande, poisson, fruits et légumes). Un écart de 300 g sur un filet de bœuf à 40 € le kilo, c'est 12 € perdus.
- L'état et les emballages. Colis écrasés, mouillés, ouverts, sous-vide percé, boîtes cabossées : ouvre en présence du livreur ce qui est suspect.
- Les dates. Vérifie la date limite de consommation (DLC) et la date de durabilité minimale (DDM). Une DLC à J+1 sur un produit que tu comptais utiliser en fin de semaine est un motif de réserve.
- Les températures. Prends la température des produits frais et surgelés à cœur ou entre deux emballages, dès leur arrivée, et note-la.
Les températures maximales à vérifier
L'annexe I de l'arrêté du 21 décembre 2009 fixe les températures maximales de conservation dans les établissements de restauration. Ce sont tes seuils de refus :
| Denrées | Température maximale |
|---|---|
| Produits de la pêche frais (glace fondante) | 0 à + 2 °C |
| Viandes hachées | + 2 °C |
| Abats | + 3 °C |
| Préparations culinaires élaborées à l'avance | + 3 °C |
| Préparations de viandes, viandes de volaille | + 4 °C |
| Viandes de boucherie en morceaux de découpe | + 4 °C |
| Viandes de boucherie en carcasses et pièces de gros | + 7 °C |
| Autres denrées très périssables | + 4 °C |
| Autres denrées périssables | + 8 °C |
| Glaces, viandes hachées et produits de la pêche congelés | − 18 °C |
| Autres denrées congelées | − 12 °C |
Pour les produits préemballés, la température indiquée par le fabricant sur l'étiquette s'applique si elle est plus stricte. Note chaque relevé sur ta fiche de réception : c'est aussi une pièce de ton plan de maîtrise sanitaire.
Rédiger des réserves qui tiennent
Une réserve n'a de valeur que si elle est précise, écrite sur le BL, et signée par toi et par le livreur. Les mentions vagues ne servent à rien. « Sous réserve de déballage » ou « sous réserve de contrôle » ne décrivent aucun défaut : en cas de litige, elles n'ont quasiment aucune portée.
Une bonne réserve dit quoi, combien, et quel défaut :
| À ne pas écrire | À écrire |
|---|---|
| Sous réserve de déballage | 1 colis de crème 35 % manquant sur 4 commandés |
| Colis abîmé | Carton de framboises écrasé, 6 barquettes sur 12 inutilisables |
| Problème de température | Saumon frais : 6,2 °C à cœur à 7 h 45, refusé |
| Marchandise non conforme | Entrecôte livrée en 300 g au lieu de 250 g commandés |
| Poids à vérifier | Filet de bœuf : 2,48 kg pesés pour 2,80 kg facturés |
Trois réflexes :
- Photographie l'écart avec le BL visible sur la photo : produit, étiquette, thermomètre.
- Fais signer le livreur à côté de la réserve. S'il refuse, note-le sur le BL (« le livreur refuse de signer les réserves »).
- Garde un exemplaire du BL annoté, papier ou photo. Sur une tablette, vérifie que la réserve est bien enregistrée avant de signer.
Refuser une marchandise : quand et comment
Tu peux refuser tout ou partie d'une livraison non conforme. Refuse sans hésiter :
- les produits frais au-dessus des températures du tableau ci-dessus ;
- les produits à DLC dépassée ou trop courte pour ton utilisation ;
- les emballages ouverts ou souillés qui exposent la denrée ;
- les produits non commandés ou de mauvaise qualité manifeste.
Le refus se note sur le BL (« refusé : … »), produit par produit, et la marchandise repart avec le livreur. Elle ne doit pas entrer en chambre froide : une fois stockée, tu ne peux plus démontrer qu'elle est arrivée dans cet état.
Pense au service : un refus de saumon un vendredi matin, c'est un plat à retirer de l'ardoise. Prévois un fournisseur de dépannage, et préviens la salle.
Après la livraison : confirmer, réclamer, obtenir l'avoir
- Confirme tes réserves par écrit dans les trois jours quand un transporteur est intervenu (lettre recommandée, art. L133-3). Envoie aussi un courriel à ton commercial avec les photos : c'est souvent lui qui débloque l'avoir.
- Demande un avoir ou un complément de livraison, en citant le numéro du BL, les produits et les montants.
- Rapproche le BL de la facture. C'est l'étape la plus oubliée : un produit refusé à la livraison réapparaît souvent sur la facture. Le guide du contrôle des factures fournisseurs détaille le rapprochement commande, BL et facture.
- Ne paie pas l'écart tant que l'avoir n'est pas arrivé, et suis tes réclamations en cours dans une liste unique.
Ce que ça représente sur ton food cost
Prenons un restaurant qui achète 15 000 € HT de marchandises par mois. Si 1 % des livraisons présente un écart (manquant, poids, casse, prix) jamais réclamé, c'est 150 € par mois, 1 800 € par an, directement pris sur ta marge, sans compter la marchandise jetée pour température. Sur un chiffre d'affaires de 50 000 € HT par mois, ces 150 € représentent 0,3 point de ratio matière, invisible tant que tu ne contrôles pas.
Les écarts de réception expliquent aussi une partie des différences entre food cost théorique et food cost réel : une marchandise payée mais jamais reçue se retrouve en « perte » à l'inventaire. C'est l'un des leviers les plus simples pour réduire son food cost, parce qu'il ne demande ni de changer la carte ni de négocier.
Une fiche de réception simple
Pour chaque livraison, une ligne suffit : date, heure, fournisseur, numéro de BL, températures relevées, écarts constatés, réserves écrites oui ou non, réclamation envoyée, avoir reçu. Affiche la procédure près de la porte de livraison et forme la personne qui réceptionne le matin, pas seulement le chef.
La réception, de la photo du BL à l'avoir
Dans Marge Brut, l'écran Réceptions te fait réceptionner tes livraisons en réserve : tu photographies le bon de livraison, l'application le rapproche de ta commande ou de ta facture et chiffre l'écart en euros. Chaque ligne est marquée conforme, manquante, en surplus ou à prix anormal ; un manque devient un reliquat à livrer sur une commande, un montant à réclamer sur une facture. Une marchandise reçue sans facture déclenche un rappel jusqu'à ce que la facture soit saisie, et la facture est lue par l'IA puis contrôlée à son tour. Tout le flux est présenté sur la page gestion des achats pour restaurant et sur celle du contrôle des factures fournisseurs.
C'est gratuit : crée ton compte Marge Brut et fais ta prochaine réception depuis ton téléphone.
Questions fréquentes
Comment émettre des réserves sur un bon de livraison ?
Écris-les sur le bon de livraison avant de signer, de façon précise : le produit, la quantité et le défaut (« 1 colis de crème manquant sur 4 », « saumon à 6,2 °C à cœur, refusé »). Fais signer le livreur à côté, photographie l'écart avec le bon visible et garde un exemplaire. Les mentions vagues comme « sous réserve de déballage » ne décrivent aucun défaut et n'ont quasiment aucune portée en cas de litige.
Quel est le délai pour confirmer des réserves au transporteur ?
Trois jours, jours fériés non compris, à compter de la réception : passé ce délai, la réception éteint toute action contre le transporteur pour avarie ou perte partielle si tu ne lui as pas notifié une protestation motivée par lettre recommandée ou par acte d'huissier (art. L133-3 du Code de commerce). Envoie aussi les photos à ton fournisseur pour obtenir l'avoir.
À quelle température refuser une livraison en restaurant ?
L'annexe I de l'arrêté du 21 décembre 2009 fixe les maximums en restauration : 0 à + 2 °C pour les produits de la pêche frais, + 2 °C pour les viandes hachées, + 3 °C pour les abats et les préparations culinaires élaborées à l'avance, + 4 °C pour les préparations de viandes, les volailles et les morceaux de découpe, − 18 °C pour les glaces, viandes hachées et produits de la pêche congelés. Au-delà, refuse le produit et note-le sur le bon de livraison.