Devis de privatisation de restaurant : modèle, TVA et calcul du prix

Un client t'appelle : il veut privatiser ton restaurant un samedi soir pour 50 personnes. Il demande un devis « pour demain si possible ». Tu sors un chiffre au feeling, 60 € par personne, le client signe tout de suite… et tu te demandes après coup si tu n'aurais pas gagné plus en ouvrant normalement.

Une privatisation, c'est souvent un très bon soir. Mais seulement si le prix couvre ce que la salle t'aurait rapporté sans elle, plus tous les coûts propres à l'événement. Voici comment construire un devis complet, choisir entre forfait par personne et minimum de consommation, appliquer la bonne TVA poste par poste, et calculer un prix qui tient. Avec un modèle de devis prêt à adapter.

Forfait par personne, minimum de consommation ou les deux

Il existe trois façons de vendre une privatisation. Elles ne conviennent pas aux mêmes événements.

Modèle	Comment ça marche	Pour quel événement	Le risque pour toi
Forfait par personne	Un prix par invité : menu (et souvent boissons)	Repas assis, cocktail dînatoire, séminaire	Le nombre d'invités baisse à la dernière minute
Minimum de consommation	Le client s'engage sur un montant de consommation ; s'il consomme moins, il paie la différence	Soirée au bar, anniversaire debout, afterwork	Le minimum est mal calibré par rapport à un soir normal
Forfait + consommation	Un forfait couvre la base (cocktail, menu), les boissons en plus sont facturées au réel	Soirées longues, mariages, événements festifs	Les litiges sur le décompte des consommations

Le forfait par personne est le plus lisible pour le client et le plus facile à chiffrer pour toi : tu connais ton coût matière par invité. Sa faiblesse, c'est le nombre d'invités. Protège-toi avec un nombre définitif confirmé à une date fixée (par exemple 7 jours avant) et facturé même si moins de personnes viennent.

Le minimum de consommation est le format naturel des bars. Pour la privatisation d'un bar un vendredi soir, tu fixes un montant plancher ; si la soirée consomme plus, tant mieux. Attention à deux points : le minimum doit être au moins égal à ce que ton bar ferait normalement ce soir-là, et le complément facturé quand la consommation est inférieure n'est pas une consommation. Son traitement en TVA est à valider avec ton expert-comptable.

Ce que doit contenir un devis de privatisation

Un devis précis évite la plupart des litiges. Au minimum :

• Tes coordonnées (raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA) et celles du client.
• La date, les horaires (arrivée des invités, fin de service, heure de fermeture) et le périmètre privatisé : salle entière, étage, terrasse.
• Le nombre d'invités prévu, la date limite pour confirmer le nombre définitif et la règle appliquée en cas de baisse.
• Le menu détaillé et les boissons comprises (quantités : une coupe, une demi-bouteille de vin par personne, eaux, café).
• Les options : DJ, décoration, gâteau, vestiaire, heure supplémentaire.
• Le prix HT, la TVA par taux et le prix TTC, ligne par ligne.
• L'acompte, son montant, sa date et sa nature (acompte ou arrhes, voir plus bas).
• Les conditions d'annulation et la durée de validité du devis.
• Les règles de la soirée : heure de fin de musique, casse et dégradations, prestataires extérieurs autorisés ou non.

La TVA poste par poste

En restauration, la TVA ne se met pas « à 10 % sur tout ». Les règles utiles pour un devis de privatisation :

Poste	Taux	Fondement
Repas et boissons sans alcool servis sur place	10 %	Article 279 m du CGI ; BOFiP BOI-TVA-LIQ-30-20-10-20
Boissons alcoolisées	20 %	Exclues du taux réduit de 10 % (même BOFiP)
Menu ou forfait unique incluant de l'alcool	Ventilation 10 % / 20 %	BOFiP, § 80 : ventilation selon une méthode « économiquement rationnelle »
DJ, animation, prestations sans lien avec le repas	20 % en règle générale	Taux normal, à confirmer selon le contrat
Mise à disposition de la salle avec le repas	À valider	Voir ci-dessous

Deux points d'attention.

Le forfait « tout compris » avec alcool doit être ventilé. Si tu vends 70 € par personne apéritif et vin compris, tu dois isoler la part des boissons alcoolisées et la taxer à 20 %, le reste à 10 %. Le plus simple : afficher deux lignes sur le devis, une pour le menu, une pour le forfait boissons alcoolisées. Le guide de la TVA en restauration détaille le piège du menu mixte.

La salle, un sujet à trancher avec ton comptable. Pour les traiteurs, le BOFiP (§ 100 à 110) considère que les services annexes au repas, dont la fourniture d'espaces et de matériel, forment avec lui une opération unique au taux de 10 %. Une location de salle seule, sans repas, relève en revanche du taux normal. La lecture pour un restaurant qui facture une ligne « privatisation » séparée est débattue. La solution la plus sûre : intégrer la privatisation dans le prix par personne ou dans le minimum, plutôt que de facturer la salle à part. Fais valider ton choix par ton expert-comptable.

Calculer le prix d'une privatisation rentable

Le piège classique : chiffrer la privatisation comme un menu de groupe, en partant du coût matière. Il manque la ligne la plus importante : ce que tu perds en fermant la salle au public.

Étape 1 — Le manque à gagner. Ce n'est pas le CA d'un soir normal, c'est la marge de ce soir-là. Exemple illustratif : ton restaurant de 60 places fait un samedi soir type à 52 couverts × 42 € TTC = 2 184 € TTC, soit environ 1 950 € HT avec le mélange nourriture et alcool. Avec 30 % de coût matière, ce soir-là te laisse 1 365 € de marge après matière. C'est ce que la privatisation doit au moins remplacer. Le personnel prévu, lui, est payé dans les deux cas.

Étape 2 — Les coûts propres à l'événement. Tout ce que tu n'aurais pas dépensé un samedi normal : extras en salle, plonge supplémentaire, décoration, fleurs, nappage, prestataire DJ, location de matériel.

Étape 3 — Le coût variable par invité. Coût matière du menu et des boissons, par personne, tiré de tes fiches techniques. Si tu n'as pas de fiche à jour, ton chiffrage est faux dès la première ligne : le guide du food cost t'explique comment le calculer.

Étape 4 — Le prix plancher par personne.

Prix plancher HT par invité = (manque à gagner + coûts propres à l'événement) ÷ nombre d'invités + coût variable par invité

En dessous de ce prix, tu gagnes moins qu'en ouvrant normalement. Au-dessus, la différence est ton vrai gain. Ta marge cible s'ajoute à ce plancher.

Exemple chiffré : dîner privé de 50 personnes un samedi

Hypothèses illustratives :

• Menu entrée, plat, dessert : coût matière 13,00 € HT par personne.
• Forfait boissons alcoolisées (une coupe de champagne, une demi-bouteille de vin) : 5,50 € HT par personne.
• Eaux et café : 0,60 € HT par personne.
• 2 extras en salle, 7 heures chacun, à 24 € de l'heure chargé : 336 €.
• Décoration et fleurs : 80 €.
• DJ : cachet de 350 € HT, refacturé 400 € HT au client.
• Manque à gagner du samedi : 1 365 €.

Prix plancher = (1 365 + 336 + 80) ÷ 50 + (13,00 + 5,50 + 0,60) = 35,62 + 19,10 = 54,72 € HT par personne, hors DJ.

Tu proposes 45 € TTC pour le menu, 22 € TTC pour les boissons alcoolisées et 3 € TTC pour les eaux et le café, soit 70 € TTC par personne. En HT : 61,97 €. Tu es 7,25 € au-dessus du plancher par invité.

Voici le devis correspondant :

Poste	Qté	PU HT	Total HT	TVA	Total TTC
Menu entrée, plat, dessert (salle privatisée incluse)	50	40,91 €	2 045,45 €	10 %	2 250,00 €
Forfait boissons alcoolisées (coupe + ½ bouteille de vin)	50	18,33 €	916,67 €	20 %	1 100,00 €
Eaux minérales et café	50	2,73 €	136,36 €	10 %	150,00 €
Animation DJ, 4 heures	1	400,00 €	400,00 €	20 %	480,00 €
Total			3 498,48 €	481,52 €	3 980,00 €
Acompte de 30 % à la signature					1 194,00 €

Et ce qu'il te reste :

	Montant HT
CA de la privatisation	3 498,48 €
− Matière (menu, boissons, eaux, café)	− 955,00 €
− Extras, décoration	− 416,00 €
− Cachet DJ	− 350,00 €
= Marge de l'événement	1 777,48 €
Marge d'un samedi normal	1 365,00 €
Gain réel de la privatisation	+ 412,48 €

Le soir est bon, mais pas exceptionnel : 412 € de plus qu'un samedi normal. Maintenant, imagine que le client négocie à 55 € TTC tout compris pour le même menu (40 € de repas, 13 € d'alcool, 2 € d'eaux et café, sans DJ). En HT, ça donne 49,02 € par personne, sous le plancher de 54,72 €. Tu gagnerais environ 285 € de moins qu'en ouvrant normalement, en travaillant plus. C'est exactement le devis qu'il faut savoir refuser, ou recomposer (menu moins coûteux, boissons au réel).

Sur un soir creux, le calcul change complètement : un mardi soir à 15 couverts laisse peu de marge à remplacer, et un prix plus bas peut être très rentable. Le prix d'une privatisation dépend du jour. C'est aussi pour ça que les grilles de « tarif privatisation » toutes faites n'ont pas de sens : il n'existe pas de prix de marché fiable, seulement ton calcul.

Acompte, arrhes et annulation

Acompte ou arrhes ? Ce n'est pas qu'un mot. Avec des arrhes, chaque partie peut se dédire : le client perd les arrhes versées, et si c'est toi qui annules, tu rembourses le double. Avec un acompte, le contrat est ferme : le client qui annule reste en principe redevable du prix. Pour une vente à un particulier, les sommes versées d'avance sont des arrhes sauf stipulation contraire (article L214-1 du Code de la consommation). Si tu veux un acompte, écris-le noir sur blanc. Entre professionnels (séminaire d'entreprise), c'est ton contrat qui décide : sois tout aussi explicite.

Pas de rétractation de 14 jours sur une date de restauration. Le Code de la consommation exclut en principe du droit de rétractation les services de restauration fournis à une date déterminée (article L221-28, 12°). Ce sont donc tes conditions d'annulation qui protègent la date bloquée.

Un barème d'annulation clair, par exemple (à adapter) :

• Plus de 30 jours avant : acompte conservé, rien de plus.
• Entre 30 et 8 jours : 50 % du total TTC dû.
• Moins de 8 jours : totalité due, sur la base du nombre d'invités confirmé.

Fais valider tes conditions générales par un juriste : ce sont elles qui comptent le jour où un client annule un samedi de décembre.

Les erreurs qui coûtent cher

• Oublier le manque à gagner. Chiffrer au coût matière fait croire que tout prix au-dessus du food cost est rentable. C'est faux un samedi soir.
• Raisonner en CA perdu au lieu de marge perdue. À l'inverse, exiger le CA complet d'un soir normal en plus du coût de l'événement te rend trop cher et te fait perdre le client.
• Un forfait « tout compris » sans ventilation de TVA. Risque de redressement sur la part d'alcool. Deux lignes suffisent.
• Un nombre d'invités non verrouillé. 50 prévus, 38 présents, et tu as acheté pour 50.
• Des options offertes « pour faire plaisir ». Le DJ, la déco, l'heure supplémentaire ont un coût. Facture-les ou intègre-les au prix, mais ne les donne pas.

L'essentiel

• Choisis le modèle selon l'événement : forfait par personne pour un repas, minimum de consommation pour un bar, forfait + réel pour une soirée longue.
• Un devis complet détaille menu, boissons, options, TVA par taux, acompte et annulation.
• TVA : 10 % sur le repas et les boissons sans alcool, 20 % sur l'alcool, ventilation obligatoire d'un forfait mixte ; la salle facturée à part est un point à valider avec ton comptable.
• Prix plancher = (manque à gagner + coûts de l'événement) ÷ invités + coût variable par invité. Le manque à gagner, c'est la marge d'un soir normal, pas son CA.
• Pour un particulier, l'avance est des arrhes sauf mention contraire : écris « acompte » si c'est ce que tu veux.

Le prix plancher repose sur un chiffre que beaucoup n'ont pas : le coût matière réel par invité. Dans Marge Brut, tu construis tes formules événementielles (cocktail, menu assis) à partir de tes fiches recettes : le coût par personne se met à jour avec tes prix fournisseurs, et tu vois la marge par invité, le ratio matière et le coefficient avant d'envoyer le devis. Côté P&L, les coûts directs des événements et les cachets DJ ont leur ligne. Crée un compte gratuit et chiffre ta prochaine privatisation sur tes vrais coûts. Pour la structure de coûts du reste du mois, le seuil de rentabilité et la masse salariale complètent le calcul.